Six conseils pratiques pour planifier avec plus d’efficacité
Si le raisonnement fallacieux est en lui-même inévitable, différentes démarches peuvent en atténuer l’impact et permettre d’éviter d’être trop optimiste lorsque nous entamons une démarche de planification :
1) Activer l’effet de segmentation
La segmentation consiste à décomposer une tâche en sous-tâches intermédiaires et de leur fixer des délais courts et réguliers. Cette démarche permet de minimiser la sous-estimation lors de l’évaluation des ressources nécessaires à la réalisation de tâches complexes.
Une planification générée de manière holistique a tendance à être incomplète et trop simplifiée. La décomposition d’une tâche plus importante en sous-tâches plus petites peut mettre en évidence des étapes qui doivent être réalisées, mais qui, autrement, seraient négligées.
L’effet de segmentation est le fait qu’en matière de prédiction, il y a naturellement une sous-estimation si nous ne décomposons pas la tâche complexe à réaliser. Dès lors, la somme des différents temps alloués à chacune des sous-tâches individuelles sera plus grande que le temps global que nous aurions tendance à allouer pour la tâche complète.
2) Amplifier les intentions de mise en œuvre
Une autre façon d’améliorer la précision des prévisions est de générer une planification et des prévisions d’une manière qui augmente leur impact sur le comportement ultérieur.
Nous gagnons à définir une planification concrète qui montre précisément comment, quand et où nous allons agir. Nous nous engageons à exécuter certaines parties délimitées de la tâche à des moments et à des dates spécifiques. Ainsi nous augmentons la probabilité que la réalisation de la planification aboutisse. Cette démarche nous aide à prendre davantage conscience de la tâche globale et à en visualiser toutes les exigences possibles.
Dans un premier temps, le processus est susceptible de rendre les prévisions encore plus optimistes. Il augmente l’erreur de planification initiale, ce qui nécessitera des réévaluations au cours du déroulement.
La démarche permet d’engager explicitement la volonté, il s’agit d’une prise d’engagement, d’un contrat d’objectifs personnels :
Le comportement tend à s’aligner sur les prévisions ambitieuses.
Les individus qui définissent des intentions de mise en œuvre commencent à travailler plus tôt.
Ils démontrent moins d’interruptions dans leur travail (moins de pauses non prévues et de procrastination) et un meilleur respect de la planification.
Ils tendent à réduire ultérieurement et au fur et à mesure leur optimisme de départ et leur sous-estimation pour aboutir à plus de réalisme pratique.
3) Prendre en compte des expériences préalables similaires
Le fait d’inciter à prendre en compte les exigences, les difficultés et les caractéristiques d’expériences préalables similaires permet de prévoir le résultat d’une action planifiée de manière plus réaliste et précise.
Cette amélioration des prévisions ne se produit que si la mémoire de telles expériences comparables est effectivement disponible.
4) Prévoir une marge pour les échéances à venir
Les recherches sur les erreurs de planification montrent que même si les gens ne parviennent pas à réaliser pleinement leurs prévisions, ils respectent généralement toutefois les dates de remises.
En tant qu’enseignants, nous pouvons constater que la plupart des élèves vont rendre leurs travaux et devoirs à temps. Plus régulièrement, ceux-ci sont en partie incomplets ou en partie bâclés. Les élèves en ayant sous-estimé le temps nécessaire vont en fin de compte manquer de temps dans la dernière ligne droite et en précipiter certaines parties sans avoir le temps de les approfondir.
De nombreux élèves terminent ou planifient de terminer le même jour que la date limite. De manière à éviter ces désagréments, il s’agit de réserver une marge et planifier d’avoir terminé quelques jours plus tôt pour anticiper les risques probables de sous-estimation des ressources nécessaires.
5) S’engager dans une planification à rebours
Une manière de réduire l’erreur de planification est de faire une planification à rebours. Nous déterminons les échéances dans un ordre chronologique inverse à partir de la deadline.
La planification à rebours modifie la perspective adoptée lors de l’élaboration du projet de mise en œuvre. Elle peut contrer la tendance naturelle des gens à se concentrer sur un scénario idéalisé et donc trop fluide et sans marges pour l’achèvement des tâches.
La planification à rebours permet de mieux mettre en évidence les contraintes. Elle nous amène à une meilleure prise en compte d’informations essentielles et de goulets d’étranglement qui sont généralement négligés.
La planification à rebours conduit à considérer davantage d’étapes intermédiaires. Elle permet de se concentrer davantage sur les obstacles potentiels. L’exercice de planification à rebours permet d’obtenir davantage d’informations nouvelles et de mettre en évidence des facteurs de risque autrement négligés ou sous-estimés. Il permet de penser à des étapes qui n’auraient pas envisagées autrement.
La planification à rebours peut amener les gens à prévoir des temps d’achèvement des tâches plus longs et ainsi atténuer les erreurs de planification. Elle minimise le biais optimiste.
6) Visualiser à la troisième personne
Cette approche est basée sur l’observation que des individus ont la capacité d’imaginer stratégiquement des événements futurs et des projets à mettre en œuvre selon différentes perspectives.
Lorsque des individus adoptent une perspective à la première personne, ils voient un projet se dérouler comme s’ils le réalisaient réellement. Celles qui adoptent une perspective à la troisième personne voient les événements du point de vue d’un observateur. La démarche permet d’avoir un point de vue plus réaliste et moins optimiste.
Les individus peuvent être incités à adopter une perspective d’observateur pour leurs propres tâches et cette perspective réduit le biais optimiste. Elle mène à une meilleure prédiction des temps d’exécution des tâches.
Prendre la perspective d’une personne extérieure réduit la tendance des individus à se concentrer sur les plans optimistes. Elle augmente leur attention sur les obstacles potentiels. L’adoption d’une perspective à la troisième personne modifie également le rôle de la motivation liée à la tâche dans la prédiction.